Quy trình giải quyết công việc tại Ban Đào tạo

(4/2/2014 6:16:45 PM)


TT

DANH MỤC

CÔNG VIỆC

TRÌNH TỰ THỰC HIỆN

ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN

(Tài liệu, hồ sơ,...)

ĐƠN VỊ PHỐI HỢP

1

Thanh toán giảng dạy cho GV cơ hữu tại CS 2

1. Nhận bản kê khai khối lượng giảng dạy của GV (theo mẫu)

Mẫu ĐT. 1, Mẫu KT. 1, Mẫu ĐT. 9

GV các BM

2. Làm thủ tục thanh toán cho GV

 

Ban TV

3. Điều chỉnh sai sót (nếu có)

 

 

4. Chuyển hồ sơ cho Ban TV để thực hiện chi trả cho GV (Qua Tài khoản cá nhân)

 

Ban TV

2

Thanh toán giảng dạy cho GV được điều động từ HN vào GD

1. Nhận bản kê khai khối lượng giảng dạy của GV (theo mẫu)

 - Giấy phân công giảng dạy của Bộ môn

 - Mẫu ĐT. 1, Mẫu KT. 1

 

2. Làm thủ tục thanh toán cho GV

 

Ban TV

3. Điều chỉnh sai sót (nếu có)

 

 

4. Chuyển hồ sơ cho Ban TV để thực hiện chi trả cho GV (Thanh toán trực tiếp)

 

Ban TV

3

Ký hợp đồng giảng dạy với GV thỉnh giảng

1. Kiểm tra bằng cấp và trình độ của giảng viên thỉnh giảng

Văn bằng, chứng chỉ của GV thỉnh giảng

GV thỉnh giảng

2. Soạn Hợp đồng giảng dạy (theo mẫu) và mời Giảng viên thỉnh giảng ký.

Hợp đồng GD

 -

3. Giao đề cương giảng dạy cho GV thỉnh giảng; Phổ biến các quy định giảng dạy, tổ chức thi, đánh giá điểm thành phần, ra đề thi v.v...;

 - Đề cương GD

 - Quy chế, quy định của Trường, CS II về GD

 

4. Theo dõi, kiểm tra quá trình GD của GV thỉnh giảng

 

Ban Thanh tra, SV

5. Nhận bảng điểm thành phần do GV thỉnh giảng thực hiện khi kết thúc giảng dạy

Bảng điểm

 

1.      6. Thanh toán hợp đồng

Biên bản thanh lý HĐ

Ban TV

4

Bố trí giảng dạy tại phòng có máy chiếu

1. Tiếp nhận đăng ký của GV (theo mẫu) qua mạng hoặc gửi trực tiếp cho CB điều độ

 

GV

2. Thông báo cho GV kết quả giải quyết qua Emaibandaotao@utc2.edu.vn hoặc qua CB điều độ

 

 

3. Thông báo lịch sử dụng phòng máy chiếu cho tổ bảo vệ, phòng nước GV để phối hợp đóng/mở phòng và bàn giao thiết bị theo đúng lịch đã đăng ký

 

Tổ BV, phòng nước GV

5

Bố trí phòng bảo vệ đề tài, luận văn, luận án TN

1. Nhận Giấy đăng ký sử dụng phòng của đại diện lớp SV hoặc HVCH, NCS

Mẫu do CB điều độ cung cấp hoặc trênwww. utc2.edu.vn

SV, HVCH, NCS

2. Bố trí phòng theo đề nghị của SV, HVCH, NCS

 - Giấy bố trí phòng

 - Biên lai nộp tiền cuả SV

 

3. Thông báo lịch sử dụng phòng cho Tổ BV

 

Tổ BV

4. Bàn giao phòng cho người sử dụng

 

SV, HVCH, NCS

5. Nhận lại phòng do SV, HVCH, NCS trả

 

SV, HVCH, NCS

6

Cấp bảng điểm theo nhu cầu của SV

1. Nhận đơn đề nghị của SV, lệ phí xin cấp bảng điểm

 - Mẫu đơn do Ban ĐT cung cấp hoặc trênwww.uct2.edu.vn

SV, Ban TV

2. Làm bảng điểm cho SV

 

 

3. Trả bảng điểm cho SV theo lịch hẹn

 

 

7

Cấp lại mật khẩu trên hệ thống thu tiền tự động

1. Nhận đơn đề nghị của SV, lệ phí xin cấp lại mật khẩu

 - Mẫu đơn do TT TT - TV cung cấp hoặc trên www.uct2.edu.vn

SV, TT TT - TV, Ban TV

2. Cấp mật khẩu cho SV theo lịch

 

 

8

Thu các khảo phí và lệ phí cho SV nộp trễ hạn

1. Nhận đơn đề nghị của SV

 - Mẫu đơn do TT TT - TV cung cấp hoặc trên www.uct2.edu.vn

SV, TT TT - TV

2. Lãnh đạo Ban ĐT duyệt đơn

 

 

3. Chuyển hồ sơ cho Ban TV để thu tiền

 

Ban TV

9

Làm mới thẻ SV, HVCH (theo tập thể lớp)

1. Gửi thông báo cho lớp SV, lớp CH

Thông báo

Ban TCHC

2. Cung cấp mẫu đơn cho các lớp SV

Mẫu đơn hoặc trên  www.utc2.edu.vn

TT TT - TV

3. Nhận danh sách đăng ký, hẹn lịch chụp hình

Danh sách đăng ký làm thẻ

Lớp SV

4. Tổ chức chụp hình cho SV

 

TT TT - TV

5. Cấp giấy hẹn và Giấy chứng nhận tạm thời cho SV

Giấy hẹn, Giấy CN tạm thời

 

6. Trả thẻ cho SV theo lịch hẹn

 

 

10

Làm lại thẻ SV, HVCH (không Theo tập thể lớp)

1. Nhận mẫu đăng ký của SV, biên lai thu lệ phí làm thẻ

 - Mẫu đơn do TT TT - TV cung cấp hoặc trên www.uct2.edu.vn

SV, TT TT - TV, Ban TV

2. Tổ chức chụp hình cho SV

 

TT TT - TV

3. Cấp giấy hẹn và Giấy chứng nhận tạm thời cho SV

Giấy hẹn, Giấy CN tạm thời

 

4. Trả thẻ cho SV theo lịch hẹn

 

 

11

Cấp Giấy chứng nhận SV, Giấy chứng nhận vay vốn

1. Gửi Thông báo đăng ký cấp giấy chứng nhận sinh viên, giấy chứng nhận vay vốn

Thông báo

Ban TCHC

2. Nhận danh sách đăng ký của các lớp SV

Bản đăng ký theo mẫu

Lớp SV

3. Làm Giấy chứng nhận

 

 

4. Trả Giấy chứng nhân theo lịch hẹn

 

 

12

Lập kế hoạch học tập và Thời khóa biểu

1. Xây dựng Dự thảo kế hoạch học tập

 - Chỉ tiêu TS

 - Kế hoạch năm học

 

2. Tổng hợp khối lượng GD của các BM

Bảng tổng hợp KLGD

Các BM

3. Tổ chức lấy ý kiến tại CSII và các BM tại HN

Ý kiến góp ý

Các BM

4. Điều chỉnh kế hoạch theo ý kiến đóng góp hoặc xin ý kiến Nhà trường nếu không điều chỉnh được

 

 

5. Gửi KHHT về Phòng ĐTĐH (Hà Nội) để trình BGH phê duyệt.

Dự thảo KHHT

P. ĐTĐH

6. Gửi yêu cầu báo giảng HKI cho các BM

Yêu cầu báo giảng

Các BM

7. Kiểm tra, rà soát các báo giảng, báo cáo cấp trên các báo giảng bất hợp lý (dồn giờ, số giờ giảng lớn…)

Tổng hợp báo giảng

Báo cáo về báo giảng bất hợp lý

 

8. Tiến hành điều chỉnh kế hoạch và phản hồi với các BM

 

Các BM

9. Lập thời khóa biểu

TKB

Các BM

13

Lập lịch thi

1. Lập lịch thi cho các hệ theo quy định

 

 

2. Bố trí phòng thi theo lịch thi

 

 

3. Chuyển lịch thi cho Ban KT & ĐBCL tổ chức thi

 

 Ban KT & ĐBCL

14

Cấp Giấy chứng nhận TN tạm thời

1. Công bố danh sách SV tốt nghiệp

Biên bản HĐ chấm TN

 

2. Tiếp nhận đăng ký xin cấp Giấy CN TN tạm thời

 

 

3. Làm Giấy chứng nhận TN tạm thời

 

 

4. Trả Giấy chứng nhận TN tạm thời cho SV

 

 

15

Xét công nhận TN lần đầu

1. Lập Danh sách SV đủ điều kiện tốt nghiệp

 - Danh sách xét TN,

 - Bảng điểm tổng hợp các SV được xét TN,

 - Các hồ sơ khác có liên quan.

 

2. Chuyển hồ sơ TN cho Ban KT & ĐBCL, Hội đồng xét TN

-nt-

Ban KT & ĐBCL, HĐ xét TN

3. Dự thảo QĐ công nhận TN, trình BGĐ ký

Biên bản họp HĐ xét TN

Dự thảo quyết định

 

4. Công bố danh sách SV đủ điều kiện tốt nghiệp

Danh sách

TT TT - TV

16

Xét công nhận TN bổ sung

1. Nhận đơn đề nghị xét công nhận TN bổ sung của SV, ảnh SV

Mẫu đơn trên www.utc2.edu.vn

TT TT - TV

2. Chuyển hồ sơ TN cho Ban KT & ĐBCL, Hội đồng xét TN

- nt -

Ban KT & ĐBCL, HĐ xét TN

3. Dự thảo QĐ công nhận TN, trình BGĐ ký

Biên bản họp HĐ xét TN

Quyết định

 

4. Cấp bằng TN cho SV theo thời gian quy định

 

 

17

Đón SV hệ chính quy khóa mới nhập học

1. Tiếp nhận hồ sơ nhập học của SV

Giấy báo nhập học

Hồ sơ cần thiết

Biên lai nộp học phí kỳ thứ nhất

Ban TV

2. Cho SV đăng ký chuyên ngành học

Mẫu Đăng ký

 

3. Xếp ngành học cho SV, trình BGĐ và BGH duyệt

 

 

4. Công bố kết quả xếp ngành học

 

 

18

Đón SV hệ VLVH, liên thông, bằng 2, HVCH khóa mới nhập học

1. Tiếp nhận hồ sơ nhập học của SV

Giấy báo nhập học

Hồ sơ cần thiết

Biên lai nộp học phí kỳ thứ nhất

Ban TV

2. Nhận giấy đăng ký chuyên ngành của SV

 

 

3. Xếp lớp cho SV

 

 

19

Tuyển sinh hệ VLVH, liên thông, bằng 2

1. Ra thông báo tuyển sinh khi đủ điều kiện mở lớp

 - Thông báo tuyển sinh

 

2. Nhận hồ sơ từ các đơn vị liên kết và tại trường

 - Hồ sơ dự tuyển

 

3. Xử lý hồ sơ, in thẻ dự thi

 

 

4. Ra Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh

 

 TCHC

5. Ra Quyết định thành lập Ban coi thi

 

TCHC

6. Tổ chức thi tuyển

 

 

7. Ra Quyết định thành lập Ban chấm thi

 

TCHC

8. Tổ chức chấm thi.

 

TVHĐCT

9. Xử lý dữ liệu, công bố điểm sàn, kết quả của TS

 

 

10. Lên phương án điểm xét tuyển trình Chủ tịch HĐTS phê duyệt.

 

 

11. In và gửi giấy báo trúng tuyển cho thí sinh.

 - Giấy báo trúng tuyển

 

12. Ra Quyết định thành lập Ban chấm phúc tra

 

TCHC

13. Xử lý kết quả chấm phúc tra

 - Đơn phúc tra

 

14. Phê duyệt kết quả chấm phúc tra

 

 

15. Gọi nhập học.

 - Giấy báo nhập học

 

16. Làm quyết định thành lập lớp và trình Ban Giám hiệu ký.

 

 

20

Tuyển sinh hệ chính quy

1. Nhận hồ sơ từ các Sở GD và tại trường

 - Hồ sơ dự tuyển

 

2. Xử lý hồ sơ, in thẻ dự thi

 

 

3. Ra Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh

 

P. TCCB

4. Ra Quyết định thành lập Ban coi thi

 

TCHC

5. Tổ chức thi tuyển

 

 

6. Ra Quyết định thành lập Ban chấm thi

 

 

7. Tổ chức chấm thi.

 

Ban chấm thi

8. Xử lý dữ liệu, công bố điểm sàn, kết quả của thí sinh.

 

 

9. Lên phương án điểm xét tuyển trình Chủ tịch HĐTS phê duyệt.

 

HĐTS

10. In và gửi giấy báo trúng tuyển (phiếu báo điểm với trường hợp không trúng tuyển) cho thí sinh.

 - Giấy báo trúng tuyển

 

11. Lên phương án xét tuyển NV2 trình Chủ tịch HĐTS phê duyệt (nếu có).

 

HĐTS

12. Ra Quyết định thành lập Ban chấm phúc tra

 

P. TCCB

13. Xử lý kết quả chấm phúc tra

 - Đơn xin phúc tra

 

14. Phê duyệt kết quả chấm phúc tra

 

 

15. Gọi nhập học và lên phương án xét tuyển chuyên ngành

 

 

16. Soạn quyết định thành lập lớp và trình Ban Giám hiệu ký.

 

 

21

Tổ chức học lại và thi lần 1 học lại

1. Thông báo lịch đăng ký cho sinh viên trên trang web của Trường tạiwww.utc2.edu.vn

Thông báo

TT TT - TV

2. Cho SV đăng ký học lại trên mạng

 

TT TT - TV

3. Sắp xếp lịch học cho các môn đã được đăng ký và thông báo cho sinh viên trên trang web của Trường

Lịch học

 

4. Xuất danh sách thi và gửi Ban KT & ĐBCL

Danh sách thi

Ban KT & ĐBCL

22

Tổ chức thi lại

1. Xử lý điểm thi lần 1 để lập kế hoạch đăng ký thi lại và lên lịch thi lại cho sinh viên.

Bảng điểm

Ban KT & ĐBCL

2. Thông báo về việc đăng ký thi lại sẽ được đưa lên trang web của Trường

Thông báo

TT TT - TV

3. Cho SV đăng ký thi lại trên mạng

 

TT TT - TV

4. Sắp xếp lịch thi lại cho các môn đã được đăng ký và thông báo cho sinh viên trên trang web của Trường

Lịch thi

TT TT - TV

5. In danh sách thi lại và lịch thi lại, gửi sang Ban KT & ĐBCL

 

 

23

Kỷ luật Sinh viên, Học viên

1. Tiếp nhận Biên bản vi phạm của SV do các đơn vị chức năng gửi

Biên bản

Đơn vị chức năng

2. Xác minh, đánh giá mức độ vi phạm kỷ luật của sinh viên, học viên theo nội quy và quy chế.

Biên bản xác minh

Vật chứng, tài liệu liên quan

 

3. Đề xuất hình thức xử lý với Thường trực Hội đồng Kỷ luật sinh viên

Báo cáo đề xuất

HĐ kỷ luật SV

4. Báo cáo Hội đồng kỷ luật SV

Hồ sơ kỷ luật

HĐ kỷ luật SV

5. Soạn thảo Quyết định xử lý kỷ luật và trình BGĐ ký.

Biên bản họp HĐ

 

6. Công bố QĐ kỷ luật SV, thông báo cho lớp và gia đình SV

 

Ban TCHC

24

Xóa kỷ luật SV, HV bị đình chỉ học tập có thời hạn

1. Nhận đơn xin tiếp tục học của SV, HV khi kết thúc thời hạn kỷ luật

 - Đơn của SV, HV

 - Xác nhận của CQ địa phương, cơ quan

 

2. Xác minh thời hạn thực hiện kỷ luật theo Quyết định đã ban hành

QĐ kỷ luật

 

3. Đề xuất xóa kỷ luật cho SV, HV trình Chủ tịch HĐ kỷ luật SV

Báo cáo đề xuất

HĐ kỷ luật SV

4. Báo cáo HĐ kỷ luật SV tại phiên họp HĐ

 

HĐ kỷ luật SV

5. Soạn thảo Quyết định xóa kỷ luật và trình BGĐ ký.

 

 

6. Bố trí sinh viên vào lớp phù hợp với chuyên ngành trước khi đình chỉ, Thông báo và gửi quyết định tới các bộ phận liên quan

 

Các đơn vị liên quan

25

Thay đổi giờ giảng đối với GV

1. Nhận giấy báo thay đổi giờ giảng của GV kèm theo thuyết minh lý do thay đổi

Giấy báo

GV

2. Trưởng ban ĐT kiểm tra và duyệt cho thay đổi giờ giảng

 

 

3. Bố trí phòng học theo kế hoạch thay đổi giờ giảng đã được duyệt

 

 

4. Chuyển kết quả phê duyệt thay đổi giờ giảng cho Ban Thanh tra, Giảng viên liên quan.

 

Ban Thanh tra, GV

Lượt xem: 11
 Về trang trước      Về đầu trang    

Các tin đã đăng